Ochrana osobních údajů a GDPR

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ NĚKTERÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ SVĚT ESENCÍ 
(DÁLE JEN „INFORMACE“)

Cílem tohoto dokumentu je poskytnout informace o zpracování osobních údajů pro zákazníky a jiné osoby přicházející do kontaktu se společností Svět Esencí s.r.o., IČO 24776963, se sídlem Senovážné nám. 23, Praha 1, 110 00 (dále jen „Svět Esencí“). Společnost Svět Esencí, jako správce osobních údajů, zpracovává informace o fyzických osobách mimo jiné: 

(1)        při návštěvách internetových stránek provozovaných Svět Esencí,

(2)        při kontaktech se zákazníky a dodavateli (ať už potenciálními či stávajícími) a

 

Cílem tohoto dokumentu je informovat osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, o tom, k jakým účelům a jak dlouho společnost Svět Esencí tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, a jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Informace se týkají zpracování osobních údajů

(1)        návštěvníků internetových stránek provozovaných společností Svět Esencí,

(2)        stávajících i potenciálních zákazníků a dodavatelů Svět Esencí a přiměřeně i jejich zástupců a kontaktních osob,

(3)        uchazečů o pracovní pozici ve společnosti Svět Esencí, 

a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti Svět Esencí.

Tento dokument je účinný od 25. 5. 2018 a je vydán v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Svět Esencí jako správce dle čl. 13 GDPR.

Společnost Svět Esencí je možné kontaktovat následujícími způsoby: poštou na adresu Senovážné nám. 23, Praha 1, 110 00, emailem info@krystalaquamarin.cz, telefonicky +420 224 142 211.

 

  1.          Základní pojmy a informace

Osobní údaj

Osobním údajem je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, příjmení, číslo, síťový identifikátor) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

 

Zvláštní kategorie osobních údajů

Jedná se o tzv. citlivý osobní údaj, tedy údaj, který může subjekt údajů poškodit ve společnosti, v zaměstnání, ve škole či může zapříčinit diskriminaci. Takový osobní údaj vypovídá obvykle o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, případně dochází ke zpracování genetických údajů nebo biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

 

Subjekt údajů

Subjektem údajů je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, a kterou je možné přímo nebo nepřímo identifikovat.

 

Správce osobních údajů

Správcem je fyzická nebo právnická osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování odpovídá. Není-li v těchto zásadách nebo podmínkách konkrétní služby uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je společnost Svět Esencí.

 

Zpracovatel osobních údajů

Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, která na základě písemné smlouvy a pokynů správce zpracovává pro správce osobní údaje.

 

Zpracování osobních údajů

Zpracování je jakákoli operace nebo soubor operací, která je prováděna s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo jejich zničení.

 

  1.          Kategorie a účely zpracování osobních údajů

V souvislosti s návštěvou internetových stránek Svět Esencí, včetně nákupu v e-shopu, za účelem kontaktu se stávajícími i potenciálními zákazníky a dodavateli Svět Esencí a jejich zástupců či kontaktních osob a v souvislosti s náborem zaměstnanců prostřednictvím internetových stránek může ze strany společnosti Svět Esencí dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

 

  1.          Zpracovávání osobních údajů v souvislosti s realizovaným či zamýšleným nákupem zboží v e-shopu Svět Esencí a v souvislosti s uzavřením jiných smluv se zákazníky a dodavateli

V případě zakoupení zboží od společnosti Svět Esencí je společnost Svět Esencí oprávněna zpracovávat

(1)        základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka (ty, které zákazník při koupi uvede),

(2)        údaje o uzavřené smlouvě,

(3)        údaje o zboží,

(4)        údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností Svět Esencí,

 

a to po dobu trvání záruční doby na zakoupené zboží a následně 3 roky ode dne uplynutí této doby. Účelem zpracování je 

 

(1)        plnění povinností společnosti Svět Esencí, které jí plynou ze smlouvy se zákazníkem,

(2)        oprávněný zájem společnosti Svět Esencí na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků a 

(3)        oprávněný zájem společnosti Svět Esencí informovat své stávající zákazníky o nabídkách souvisejících se zbožím, které si tito zákazníci od společnosti Svět Esencí dříve zakoupili. 

 

Společnost Svět Esencí je oprávněna zpracovávat v případě odběru zboží od svých dodavatelů

(1)        základní osobní, identifikační a kontaktní údaje dodavatele,

(2)        údaje o uzavřené smlouvě,

(3)        údaje o zboží,

(4)        údaje z komunikace mezi dodavatelem a společností Svět Esencí,

 

a to po dobu trvání záruční doby na zakoupené zboží a následně 3 roky ode dne uplynutí této doby. Účelem zpracování je 

 

(1)        plnění povinností společnosti Svět Esencí, které jí plynou ze smlouvy s dodavatelem a

(2)        oprávněný zájem společnosti Svět Esencí na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků.

 

Faktury vystavené společností Svět Esencí jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i související smlouvy.

 

  1.          Údaje získané z cookies a z jiných akcí, které uchazeč na internetových stránkách Svět Esencí učiní

Zpracování těchto údajů umožní společnosti Svět Esencí zlepšovat služby, zaměřit se na to, co návštěvníky stránek, včetně osob nakupujících v e-shopu Svět Esencí a uchazečů o zaměstnávání v Svět Esencí, opravdu zajímá, a případně je informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Jedná se zejména o:

(1)        Informace o zařízení uživatele získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči, které jsou zpracovány pro zajištění funkčnosti a vylepšení provozu webových stránek – tyto údaje jsou zpracovány na základě oprávněného zájmu Svět Esencí na zajištění funkčnosti a vylepšení provozu u svých webových stránek.

(2)        V případě jednání mezi společností Svět Esencí a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, společnost Svět Esencí zpracovává poskytnuté osobní údaje po dobu 10 let od příslušného jednání na základě oprávněného zájmu společnosti Svět Esencí na umožnění snadného návratu zákazníka k jeho zamýšlenému nákupu, a to na základě sběru cookies nebo informací z vyplněných kontaktních formulářů zákazníkem.

(3)        Záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných společností Svět Esencí, včetně prostředí e-shopu, získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči, které jsou zpracovány pro účely analýzy návštěvnosti – tyto údaje jsou zpracovány na základě oprávněného zájmu Svět Esencí na sledování návštěvnosti svých webových stránek.

(4)        Záznamy o zařízení uživatele získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči, které jsou zpracovány pro tzv. remarketing (nebo také retargeting), tj. cílení reklamy na uživatele, kteří již v minulosti navštívili web Svět Esencí – tyto údaje jsou zpracovány na základě souhlasu uživatele uděleného z podnětu návštěvníka webových stránek, vyjádřeného aktivním zaškrtnutím možnosti „Souhlasím“, která následuje za upozorněním v dolní části webové stránky, znějícím následovně: „Provozovatel webu, společnost Svět Esencí s.r.o., jako správce osobních údajů, zpracovává na tomto webu cookies potřebné pro fungování webových stránek a pro analytické účely a v případě vašeho souhlasu také pro remarketing (retargeting), tedy pro lepší zacílení reklamy.“ Souhlas uděluje uživatel na dobu 10 let a lze jej vzít kdykoliv zpět. Pro smazání uložených cookies návštěvník kontaktuje Svět Esencí na email info@jansen-display.cz s uvedením svého jména, příjmení a IP adresy.

 

  1.          Údaje zpracované pro obchodní účely 

Se souhlasem subjektu údajů zpracováváme osobní údaje pro obchodní účely. 

Se souhlasem pro obchodní účely bude společnost Svět Esencí zpracovávat osobní údaje zákazníka pro vytvoření vhodné nabídky produktů společnosti Svět Esencí a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů. Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány základní osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o uzavřené smlouvě, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností Svět Esencí.

Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu 10 let, nebo dokud jej zákazník neodvolá. Pokud zákazník svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Svět Esencí pro jiné účely a na základě jiných právních titulů v souladu s touto informací o zpracování osobních údajů.

Pro obchodní sdělení společnosti Svět Esencí nebo třetích stran užívá společnost Svět Esencí zkratku OS nebo jiné vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných společností Svět Esencí je vždy zřejmé, že společnost Svět Esencí je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžeme zasílat buď na kontakty našich zákazníků na základě oprávněného zájmu společnosti Svět Esencí, a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.



  1.          Údaje subjektů údajů, které se ucházejí o pracovní pozici

Osobní údaje zpracovává společnost Svět Esencí také v náborovém procesu, tzn., že dochází ke zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání. 

Tyto informace jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.

Určité množství osobních údajů je zde povinné, to jsou jen údaje sloužící k základní identifikaci a kontaktování osoby (jméno, příjmení, e-mail, telefon, požadovaná pozice), ostatní údaje uchazeči uvádí ve svých životopisech, profilech a komunikaci se společností, aniž by společnost Svět Esencí některé údaje výslovně či systematicky požadovala. Společnost zpracovává také zápisy či poznámky z komunikace s uchazečem, písemnou a elektronickou komunikaci s  uchazečem atp. Není tudíž možné vyčerpávajícím způsobem vyjmenovat osobní údaje, které zpracovává společnost Svět Esencí v této oblasti, neboť neexistuje jednotný vzor životopisu a každý uchazeč o zaměstnání může uvádět zcela odlišné údaje.

V obecné rovině zpravidla dochází společností Svět Esencí ke zpracování těchto údajů: 

(1)        jméno a přímení 

(2)        titul 

(3)        datum narození

(4)        e-mail

(6)        telefon

(7)        bydliště

 (8)       absolvované kurzy

(9)        školení a certifikáty

(10)      znalosti a dovednosti

(11)      osobní zájmy

 

Společnost Svět Esencí nikdy nevyžaduje osobní údaje, které k danému účelu nejsou potřeba (např. rodné číslo, číslo občanského či jiného průkazu, kopie dokladu apod.).

 

Osobní údaje používá společnost Svět Esencí v rámci výběrového řízení vždy pouze k tomuto účelu a o tomto účelu vždy subjekt údajů transparentně informuje.

 

Pokud uchazeč o zaměstnání neposkytne společnosti Svět Esencí výslovně svůj souhlas pro další uchování, budou nejpozději po 3 měsících po ukončení výběrového řízení veškeré osobní údaje uchazeče, včetně zaslaného životopisu, vymazána. Od ukončení výběrového řízení do uplynutí této doby jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Svět Esencí na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků.

 

  1.          Doby zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Konkrétní lhůty uchování osobních údajů pro některé účely jsou zakotveny přímo u těchto účelů uchování. 

 

  1.          Způsob zpracování osobních údajů

Společnost Svět Esencí zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost Svět Esencí vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

 

  1.          Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost Svět Esencí při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Svět Esencí, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Svět Esencí a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

 

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

 

Společnost Svět Esencí v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

 

F. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Svět Esencí identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Svět Esencí svoji totožnost, následující práva.

 

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti Svět Esencí:

(1)        potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,

(2)        informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,

(3)        informaci o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, 

(4)        informaci o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob,

(5)        kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude společnost Svět Esencí oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adrese sídla společnosti Svět Esencí.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit v sídle Svět Esencí za podmínky doložení totožnosti žadatele.

 

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost Svět Esencí zpracovávat. Zákazník společnosti Svět Esencí má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo.

Zároveň je povinen společnosti Svět Esencí poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit v sídle Svět Esencí, za podmínky doložení totožnosti žadatele.

 

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Svět Esencí neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost Svět Esencí má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla společnosti Svět Esencí.

 

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo, aby správce omezil zpracování, pokud bude subjekt údajů popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti Svět Esencí. 

 

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR bude mít subjekt údajů právo, aby mu společnost Svět Esencí oznámila, že provede či provedla opravu, výmaz nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

 

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost Svět Esencí o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud společnosti Svět Esencí v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na značkových prodejnách společnosti Svět Esencí po doložení oprávněnosti požadavku.

 

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Svět Esencí.

V případě, že společnost Svět Esencí neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost Svět Esencí zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti Svět Esencí.

 

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď telefonicky, e-mailem, nebo v adrese sídla Svět Esencí.

Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat telefonicky, e-mailem nebo v adrese sídla Svět Esencí.

Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

 

9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost Svět Esencí uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

 

10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).